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BAI Digital Solutions GmbH

Kurfürstendamm 67, 10707 Berlin

vertreten durch den Geschäftsführer Alexander Lundberg

Telefon: 030 887133815

E-Mail: info@baids.de

Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter datenschutz@baids.de.

• Beim Besuch dieser Website setzen wir keine Cookies, nutzen kein Tracking und keine Analyse-Tools. Schriften und Skripte laden wir von unserem eigenen Server, nicht von Dritten. Erst wenn Sie dem Laden des Google-Kalenders zustimmen, kann Google Cookies setzen (Abschnitt 7).
• Wir sind ein KI-natives Unternehmen: Wenn Sie uns schreiben, einen Termin buchen oder an einem Videotermin teilnehmen, setzen wir KI-Systeme ein, um Ihre Anfrage zu lesen, zusammenzufassen und Antworten vorzubereiten. Jede Antwort, die unsere KI vorbereitet, prüft und versendet ein Mensch. Automatische Bestätigungen, die Google beim Buchen verschickt, sind keine KI-Antworten. Die KI trifft keine Entscheidungen über Sie (Abschnitt 6).
• Videotermine transkribieren wir schriftlich, aber nur nach vorheriger Ansage und mit Zustimmung aller Teilnehmenden. Bild und Ton speichern wir nicht (Abschnitt 8).
• Unsere Dienstleister verarbeiten Ihre Daten in unserem Auftrag; einige haben ihren Sitz in den USA oder greifen von dort zu. Die Übermittlung sichern wir mit den dafür vorgesehenen Garantien ab (Abschnitt 11).

Was: Beim Aufruf jeder Seite überträgt Ihr Browser technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, zuvor besuchte Seite (Referrer), Browser und Betriebssystem. Diese Daten werden bei der Auslieferung der Seite technisch verarbeitet und können bei unserem Hoster in Protokollen (Logfiles) erscheinen.

Wozu: um die Website auszuliefern, ihre Sicherheit zu gewährleisten und Störungen sowie Angriffe zu erkennen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website.

Wer: Unsere Website wird bei Fly.io, Inc. (USA) in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main betrieben. Ihre Verbindung wird über das Netz von Fly.io mit dem nächstgelegenen Server von Fly.io hergestellt und von dort an unseren Server in Frankfurt weitergeleitet. Fly.io verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter. Wir haben mit Fly.io einen Auftragsverarbeitungsvertrag einschließlich Standardvertragsklauseln unterzeichnet.

Wie lange: Fly.io hat für die Zugriffsprotokolle seines Proxys keine Speicherfrist veröffentlicht. Anwendungsprotokolle hält Fly.io laut seiner Dokumentation rund 7 Tage vor. Unsere Website schreibt selbst keine Zugriffsprotokolle und wertet IP-Adressen nicht aus.

Wenn Sie die Sprache der Website umstellen, speichern wir Ihre Wahl im lokalen Speicher Ihres Browsers (Local Storage), damit die Seite beim nächsten Aufruf in Ihrer Sprache erscheint. Ebenso speichern wir dort Ihre Auswahl im Hinweisfenster zu externen Inhalten (Cookie-Einstellungen): ob Sie dem Laden des Google-Kalenders zugestimmt oder nicht zugestimmt haben, mit dem Zeitpunkt der Auswahl. So müssen wir Sie nicht bei jedem Besuch erneut fragen. Die Auswahl gilt, bis Sie sie unter „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile ändern oder die Daten Ihres Browsers löschen.

Diese Angaben verlassen Ihr Gerät nicht und werden nicht an uns übertragen. Die Speicherung ist für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); die Verarbeitung stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie können die Einträge jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen.

Was: Ihre Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer und Firma) und der Inhalt Ihrer Nachricht.

Wozu: um Ihre Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf einen Vertrag oder dessen Anbahnung zielt; sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse, Anfragen zu beantworten).

Wer: Unsere E-Mail-Postfächer betreibt Google im Rahmen von Google Workspace; Google ist unser Auftragsverarbeiter. Unsere Workspace-Daten werden in der EU gespeichert.

Telefon: Telefonate zeichnen wir nicht auf. Unseren Telefonanschluss stellt die Deutsche Telekom bereit (Abschnitt 11). Notizen zu Telefonaten schreiben wir von Hand. Als Gesprächsnotizen können sie wie in Abschnitt 6 beschrieben von KI-Systemen gelesen werden.

Wie lange: Wir löschen Ihre Anfrage, sobald sie erledigt ist, spätestens sechs Monate nach dem letzten Kontakt, es sei denn, daraus entsteht ein Auftrag oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten verlangen eine längere Speicherung (Geschäftsbriefe bis zu sechs Jahre, Buchungsbelege und Rechnungen bis zu acht Jahre, §§ 257 HGB, 147 AO).

Bitte senden Sie uns per E-Mail keine besonders sensiblen Daten (z. B. Gesundheitsdaten), sofern das für Ihr Anliegen nicht nötig ist.

Wir arbeiten als KI-natives Unternehmen. Für Sie heißt das konkret:

Was die KI tut: E-Mails, die an eine unserer Adressen @baids.de gehen, sowie Angaben aus Terminbuchungen, Transkripte von Videoterminen und Gesprächsnotizen werden von KI-Systemen gelesen. Die KI fasst sie zusammen, ordnet sie ein, zieht die für die Bearbeitung relevanten Informationen heraus und entwirft Antworten. Dafür nutzt sie unser internes Unternehmenswissen (unsere Wissensdatenbank) und unseren Leitfaden für Tonalität und Stil.

Was die KI nicht tut:

• Sie versendet keine Antworten selbst. Jede Antwort, die unsere KI vorbereitet, wird von einem Menschen bei uns geprüft, bei Bedarf geändert und von ihm versendet. Automatische Bestätigungen, die Google beim Buchen eines Termins verschickt, sind keine KI-Antworten.
• Sie trifft keine Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO).
• Sie bewertet Sie nicht (kein Scoring) und ergänzt Ihre Daten nicht automatisch aus anderen Quellen wie sozialen Netzwerken oder dem Internet.

Welche KI-Systeme wir einsetzen:

• Gemini in Google Workspace (Google). Google nutzt die Inhalte nicht, um seine KI-Modelle zu trainieren. Die Inhalte werden in der EU gespeichert; die Verarbeitung durch Gemini kann auch außerhalb der EU stattfinden.
• Claude (Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland), über unser geschäftliches Team-Konto, einschließlich des Programmierwerkzeugs Claude Code. Anthropic verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit EU-Standardvertragsklauseln. Anthropic nutzt die Inhalte nicht zum Training seiner Modelle. Die Verarbeitung kann in den USA stattfinden. Gespräche mit Claude bleiben gespeichert, bis wir sie löschen, und werden danach innerhalb von 30 Tagen aus den Systemen von Anthropic entfernt. Stuft ein automatisches Prüfsystem von Anthropic einen Inhalt als möglichen Verstoß gegen die Nutzungsrichtlinien ein, kann Anthropic ihn bis zu zwei Jahre aufbewahren.

Wo die Ergebnisse liegen: Zusammenfassungen, Notizen und Antwortentwürfe speichern wir in unserer Wissensdatenbank (Obsidian, synchronisiert über Server in Frankfurt am Main, Ende-zu-Ende-verschlüsselt) und in Google Drive (Google Workspace). Für sie gelten dieselben Löschfristen wie für die zugrunde liegende Anfrage (Abschnitt 5). Protokolle unserer Arbeitswerkzeuge, in denen Inhalte von Anfragen vorkommen können, löschen wir spätestens nach 12 Monaten.

Rechtsgrundlage: dieselbe wie für die Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Anfragen schnell, vollständig und in gleichbleibender Qualität zu bearbeiten.

Ihr Widerspruchsrecht: Sie können der Bearbeitung mit KI-Unterstützung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO), z. B. formlos an datenschutz@baids.de. Wir prüfen Ihren Widerspruch unverzüglich und nehmen Ihre Adresse nach Möglichkeit von der KI-gestützten Bearbeitung aus. Bis zur Umsetzung kann Ihre Nachricht noch automatisch verarbeitet werden. Das Widerspruchsrecht gilt, soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht.

Einordnung nach der KI-Verordnung (EU) 2024/1689: Wir setzen die genannten KI-Systeme als Betreiber ein, und zwar ausschließlich unterstützend. Kommunizieren Sie künftig direkt mit einem KI-System (etwa einem Chat-Assistenten auf dieser Website), weisen wir Sie zu Beginn darauf hin.

Auf unserer Website können Sie über die Schaltfläche „Gespräch vereinbaren“ einen Gesprächstermin vereinbaren. Die Buchungsseite stammt aus dem Terminplaner von Google Kalender (Google Workspace). Sie wird erst geladen, wenn Sie zustimmen: entweder im Hinweisfenster beim Besuch der Website oder direkt im Buchungsfenster („Einwilligen und Kalender laden“). Erst dann wird Ihre IP-Adresse an Google übertragen, und Google kann Cookies setzen und Gerätedaten verarbeiten. Ohne Ihre Zustimmung bleibt der Kalender aus; Sie können uns jederzeit schreiben. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit unter „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Was: die Angaben, die Sie bei der Buchung machen (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, auf Wunsch Telefonnummer, das Thema des Gesprächs und der gewählte Termin), sowie technische Daten Ihres Browsers.

Wozu und Rechtsgrundlage: um den Termin zu vereinbaren und durchzuführen, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für den Zugriff auf Ihr Endgerät, etwa durch Cookies, die Google beim Laden der Buchungsseite setzen kann, holen wir Ihre Einwilligung ein (§ 25 Abs. 1 TDDDG).

Wer: Google als unser Auftragsverarbeiter (Google Workspace). Die Angaben bereiten wir mit KI-Unterstützung vor (Abschnitt 6). Beim Laden der Buchungsseite kann Google technische Daten und Cookies auch für eigene Zwecke verarbeiten; dafür gilt die Datenschutzerklärung von Google.

Wie lange: wie in Abschnitt 5.

Videotermine führen wir mit Google Meet (Google Workspace) durch.

Wir lassen Gespräche schriftlich transkribieren, aber nur, wenn wir das zu Beginn ansagen und alle Teilnehmenden zustimmen. Bild und Ton speichern wir nicht. Stimmen Sie nicht zu, findet das Gespräch ohne Transkription statt.

Wozu: um die Inhalte des Gesprächs festzuhalten, Ergebnisse und nächste Schritte zusammenzufassen und Ihr Anliegen weiterzubearbeiten. Das Transkript wird von KI-Systemen ausgewertet (Abschnitt 6).

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Transkription wird dann beendet. Auf Wunsch löschen wir auch das bisherige Transkript. Eine geschäftliche Zusammenfassung der Ergebnisse bewahren wir zur Bearbeitung Ihres Anliegens auf (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO).

Wo: Das Transkript speichert Google in unserem Google Drive; Zusammenfassungen legen wir in unserer Wissensdatenbank ab (Abschnitt 6).

Wie lange: Das Transkript löschen wir spätestens nach 90 Tagen. Die Zusammenfassung bewahren wir so lange auf wie die zugehörige Anfrage bzw. das Projekt (Abschnitt 5).

Auf unserer Website verlinken wir auf die LinkedIn-Profile unserer Gründer. Es handelt sich um einfache Links: Erst wenn Sie einen anklicken, gelangen Sie zu LinkedIn, und es gilt die Datenschutzerklärung von LinkedIn. Vorher werden keine Daten an LinkedIn übertragen.

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen Zugriff, die ihn für die Bearbeitung Ihres Anliegens benötigen. Darüber hinaus geben wir Ihre Daten nur an die in dieser Erklärung genannten Dienstleister weiter, an Berater, die zur Verschwiegenheit verpflichtet sind (z. B. Steuerberatung), oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Wir verkaufen keine Daten.

Die Unterauftragnehmer von Fly.io sind unter https://fly.io/legal/sub-processors einsehbar. Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage unter datenschutz@baids.de.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Schreiben Sie uns dazu an datenschutz@baids.de.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin

Telefon: 030 13889-0, E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de

Sie sind nicht verpflichtet, uns personenbezogene Daten zu geben. Ohne Ihre Kontaktdaten können wir Ihre Anfrage jedoch nicht beantworten und keinen Termin mit Ihnen vereinbaren.

Wir passen diese Erklärung an, sobald wir neue Dienste oder Werkzeuge einsetzen oder sich Abläufe ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.